---

CÒPIA AUTENTICA

Procés proposat actualment amb les aplicacions actuals de TAO 1

Aquesta una primera aproximació amb l'objectiu de treballar amb documents electrònics que implica en substituir el paper per còpies autèntica en format PDF.
Passes 1 a 5 a fer a l'AMIC, el 6 cada departament.

1. Fer l'anotació de Registre a TAO 1 per obtenir el número
2. Escanejar els documents per obtenir PDF de còpia autèntica de la instància i documentació presentada
3. Els PDF de còpia autèntica es generen a carpetes compartides del DropBox
4. Annexar els PDF a la documentació de l'anotació de Registre TAO1
5. Omplir un document del Word per fer la signatura biométrica. Genera PDF justificant de registre
6. Tractament registre entrada per part dels departaments

Aquestes tasques només es poden fer amb el servidor d'aplicacions SVRAPLIAMIC i un usuari pertanyent a l'Amic

2 - ESCANEJAR els documents per obtenir PDF de còpia autèntica de la instància i documentació presentada

Aquesta part consisteix en passar a PDF signat la documentació presentada (instància i annexos).
Cal omplir la pantalla en l'aparell (imatge 1) informant de el número de registre (imatge 2), departament destinatari (innecessari si pengem el PDF a registre), tipus document (aquí la llista es molt llarga i de molt mal seleccionar el valor desitjat, proposem que per defecte tingui el valor sol·licitud), l'origen i si es a doble cara (aquests podrien també tenir valor per defecte).

Quant ha escanejat els fulls, ens dona l'opció a pantalla de escanejar-ne més o finalitzar (per si hagués hagut un error). A la que diguem finalitzar ens mostra en pantalla els documents escanejats (imatge). Es important comprovar que tingui tots els fulls escanejats abans de fer un enviar

Ens avisa que ha finalitzat el procés. No ho podem veure encara, però el resultat es un PDF (imatge 1) amb signatura digital (imatge 2)

3 - Els PDF es generen a carpetes compartides del DropBox

Tots els document escanejats els trobareu a l'unitat de xarxa I:
Nota interna: el Dropbox no funciona correctament en un servidor d'aplicacions. Per això s'ha optat en fer una màquina virtual amb Windows 10 que te el client Dropbox per baixar i compartir els fitxers com unitat I: com a directiva per els usuaris de l'Amic. La ruta definida es \\pc1495\users\administrador\Dropbox\AMIC

L'aspecte seria semblant a aquest, el nom del document es el número d'anotació possat

4 - ANNEXAR la documentació rebuda al Registre d'entrada TAO1

Aquest procediment seria temporal mentre no es disposi d'una versió de Registre E/S que enllaçi amb amb el sistema dels Escaners o alternativament el sistema de escannejat de T-Systems

Cercar l'anotació, fer detall, fer modificar, anar a la pestanya Documentos i fer añadir

Escriure a Tipo documento SOL , i prémer tabulador per tal d'activar el botó Otros datos.
A Referencia hi podem escriure explicar que es el document incorporat, per exemple Sol·licitud i documentació aportada.

A otros datos fer el botó Incluir

Seleccionar el fitxer escanejat. ATENCIÓ, aquesta funció puja el document a l'aplicació i l'esborra de la seva ubicació original

Fer el menú Archivo Cerrar y confirmar

Tornar a fer el menú Archivo Cerrar y confirmar de nou

5 - Omplir un document del Word per fer la signatura biométrica. Genera PDF justificant de registre

A dins l'anotació prémer el botó d'accions i executar la "Justificant presentació sol·licitud i/o docus"

Això ens genera un document de Word amb les dades de l'anotació. Es important complementar l'apartat de documentació aportada. PENDENT de fer model per REPRESENTANTS, en aquest cas s'ha d'editar a mà

També podem observar que al segon full del Word ens informa de la ubicació del fitxer que es generarà

Tot seguit s'envia a signar per l'interessat a la tablet fent botó dret dins el document i seleccionant VIDSigner - Enviar a VIDSigner

En la següent pantalla ens ensenya les signatures a fer i a quin dispositiu. Si tot OK fem Aceptar

Ha d'aparèixer una nova finestra amb el missatge de Envio Completado !

Ara continuem a la tablet. Aquesta hauria d'estar oberta previament (botó a la dreta) i arrancada la App VIDSigner a on premerem a la pantalla per iniciar la signatura

A la que mostra el document, es el Ciutadà que pot examinar el document, prémer a la part inferior per iniciar la signatura, signar i acceptar i després visualitzar i/o aceptar com a darrer pas

El document resultant s'ha d'incorporar a la anotació de Registre de la mateix manera que hem fet anteriorment amb els documents escanejats, amb la paraula clau BIO

A la que tenim el document Signat Biomètricament, ja podem tancar el document de Word, SENSE guardar-lo i eliminar l'entrada de document en el Registre E/S i sortir d'aquesta salvant.

6 - Tractament registre entrada per part dels departaments

L'objectiu es substituir l'enviament de les llistes per departament i documents en paper que es passen a cada departament.
El principi es senzill, cada departament es responsable d'entrar a gestionar les anotacions que han estat assignades per l'AMIC i aquest ha d'acceptar o refusar l'anotació
Els departaments només podran accedir a la documentació adjunta de les anotacions pròpies
Si l'anotació genera o s'incorpora a un expedient. la documentació també passa a formar part de l'expedient

Apareixeran 3 noves opccions en el registre d'entrada TAO 1

Consulta Llibre General d'Entrada Aquesta la consulta de sempre, però amb restricció d'accés al contingut i els document adjunts Llibre Entrada (recepció documentació) Aquí es on cada departament ha d'entrar i acceptar o refusar les noves anotacions entrants Llibre Entrada (documentació acceptada) Aquest seria el registre d'entrada definitu per a cada departament (substituiria l'actual de consulta) a on només es veuen els propis del departament i amb opcions per consultar/descarregar els documents adjunts Llibre Entrada (documentació rebutjada) Opció exclusiva per l'oficina de l'Amic per tal de reasignar departament en cas que una anotació hagi estat refusada per el departament destinatari inicial.

Per acceptar o refusar es tant fàcil com anar a l'opció Llibre Entrada (recepció documentació) i marcar un o més anotacions (en el Browse) o dins el detall i fer l'acció de Acceptació o Rebuig

Això es tot !