 | |  | | |
| |
- Per planificar una reunió electrònicament, primer cal accedir a l'agenda del convocant:
 Per exemple, amb l'icona de la columna vertical de l'esquerra o dins del correu, anar a Calendari. | | |
| |
- Crear un nou document de reunió:
 Dins de l'agenda es pot clicar directament a la casella del dia i hora que es vol convocar la reunió. Aquest sistema ja ens omple part del document per defecta. |
 O be, dins de l'agenda es clica al botó Nou > Reunió |
| Altres opcions son per exemple, arrel d'un correu rebut fer l'opció Més > Còpia a Nou > Entrada de Calendari i després seleccionar Reunió. Aquest sistema ens còpia el missatge, text i adjunts, com a informació addicional de la reunió. |
| | |
| |
- Omplir el nou document amb les dades necessàries:
- Resum de la reunió. Aquesta informació equivaldria al resum d'un missatge de correu. Es important posar-la, ja que surt a les visualitzacions, missatges posteriors, ...
- Si: es el dia, hora d'inici i finalització. També si es repeteix.
- Qui: persones convocades amb assistència que es considera obligatòria, opcional o només informades de la reunió. Tan poden ser usuaris de l'Ajuntament com persones externes (adreça de correu), donat que el sistema d'intercanvi d'informació entre aplicacions d'agenda està estandarditzat. també tenim opcions per decidir com respondran els convocats:
- On: es pot dir el lloc de reunió a "Ubicació" o be es pot planificar la reunió en una de les sales de la BD de reserva de sales (alleugerint part de la feina)
- Descripció: aquí podem facilitar tota l'informació que creiem necessària per la reunió, inclòs documentació adjunta.
- Cerca hores disponibles: aquí podem visualitzar gràficament les agendes dels convocats per saber qui te lliure i qui no. Només es facilita la disponibilitat. També podem en aquesta gràfic modificar el dia i hora de reserva, passant a color verd quant totes les agendes estan disponibles.
- Altres: existeix tota una sèrie d'informació addicional que podeu investigar. Una d'elles es la NOTIFICACIÓ.
| | |
| |
- Desar i enviar invitacions. Aquest botó inicia el procés de enviar els missatges a tots els convocats per tal que aquests puguin acceptar, refusar i/o ser informats de la convocatòria.
| | |
| |
- Acceptació/refusament d'una convocatòria. Per defecta es rep con um missatge més de correu, a excepció que tinguem delegada correctament l'agenda a un altre usuari. A l'obrir el missatge ens dona diverses opcions. A l'acceptar una convocatòria, aquesta ens apareix automàticament a la nostra agenda. Les opcions son:
 (Clicar per obrir) - opcions davant d'un missatge de convocatoria, tret de l'ajut del Lotus Notes (tecla F1):
| Aceptar la invitación | Haga clic en Aceptar o haga clic en Responder > Aceptar con comentarios. IBM® Lotus® Notes® marca la hora de la reunión como ocupada en su planificación del tiempo libre para que los demás puedan ver que no está disponible para reuniones a dicha hora.
Nota Para aceptar algunas, aunque no todas las ediciones de una reunión periódica, en primer lugar debe aceptar la invitación. A continuación, abra la Agenda, abra las ediciones de la reunión que no desea aceptar y decline dichas ediciones. | |
| Declinar la invitación |
- Haga clic en Declinar o haga clic en Responder > Declinar con comentarios.
- (Opcional) Seleccione Deseo estar informado de las actualizaciones para recibir avisos futuros sobre la reunión.
- Haga clic en Aceptar.
| |
| Aceptar provisionalmente la invitación | Haga clic en Responder > Aceptar provisionalmente o en Aceptar provisionalmente con comentarios. Notes mantiene como libre la hora de la reunión en su planificación del tiempo libre para que los demás puedan ver que está disponible para reuniones a dicha hora. | |
| Delegar la invitación en otra persona |
- Haga clic en Responder > Delegar o en Delegar con comentarios. Si no se muestran las Opciones de delegación, significa que el presidente de la reunión ha desactivado la delegación para esta invitación.
- Especifique la persona a la que desea enviar la invitación. Para seleccionar el nombre de la persona en un directorio, haga clic en la flecha abajo situada junto al campo ¿En quién desea delegar esta solicitud?.
- (Opcional) Haga clic en Comprobar planificaciones para comprobar la planificación del tiempo libre del delegado y ver si este está disponible a la hora de la reunión.
- (Opcional) Seleccione Deseo estar informado de las actualizaciones para recibir avisos futuros sobre la reunión.
- Haga clic en Aceptar.
| |
| Proponer una nueva fecha u hora |
- Haga clic en Responder > Proponer cambio de hora o en Proponer cambio de hora con comentarios. Si no se muestran las opciones de Proponer cambio de hora, significa que el presidente de la reunión ha desactivado las contrapropuestas para esta invitación.
- Especifique las nuevas fechas, horas y zonas horarias de inicio y de finalización.
- (Opcional) Haga clic en Comprobar planificaciones para comprobar las planificaciones de tiempo libre de los participantes de la reunión y ver si están disponibles a la hora propuesta.
- Haga clic en Aceptar.
Nota Para proponer una nueva hora para una reunión periódica, en primer lugar debe aceptar la reunión. A continuación, abra su Agenda, abra una edición de la reunión periódica y proponga una nueva hora para la misma. | |
| | |
| |
- Modificació d'una convocatòria. La modificació d'una convocatòria suposa el reenviament dels missatges a tots els usuaris, per acceptar-ho o no.
| | |
| | | | |
|
www.blanes.cat
